企業のオフィス環境の変化に伴い、事務用品類の調達は一括購入から一部リースやレンタルに移行しつつある。オフィス事務用品のレンタル事業を展開している企業の大きな課題として、断続的に発生するオフィス事務用品のレンタル依頼に対しての効率的な運用のニーズが高まってきている。今までの事業取引は短期的なレンタルが主であったが、最近の傾向として、今までのようなオフィス事務用品に限らず、インテリアとした商品も取り扱うことも増えつつあり、オフィス環境の変化に伴う多種多様なレンタル依頼が増加傾向にある。

そんな中、あるオフィス事務用品を扱うレンタル会社様からの引き合いがあり、早速お客様の課題解決のためのヒアリングを開始した。
現在抱えている課題としては、様々なレンタル商品を事業展開する上で、サブシステム間のシームレスなデータ連携が滞っているため、エクセルを利用した手作業でさまざまな在庫管理、特に請求、売上管理がタイムリーに処理できず、また業務の属人化も進んでおり、その改善も含めて対応したい、とのことであった。

詳細なヒアリングを行ってみると、在庫管理で言うところの商品の出荷、返却、棚卸などの作業の非効率、およびエクセル管理による請求、売上管理のシステム化、さらに見積・受注からのデータ連携も強化したいとの要望であった。
特に、商品の出荷・返却、年2回の棚卸作業工程では、二次元バーコードによる1つずつの手作業による読み取り商品管理であった。多様な商品、数百個におよぶ商品の出荷・返却、棚卸による在庫管理を処理するには、かなりの人手と膨大な作業時間が取られ、業務の効率化はまったなしの状態であった。また、今回のシステム改善の機会に見積・受注から請求・売上、在庫のデータをシームレスに一元管理し、商品を軸とした管理業務の実現後、顧客を管理する軸に移行することも次の課題であった。

お客様の業務運用改善の中で大きな課題として上げられたのは、出荷・返却・棚卸作業、いわゆる在庫管理業務の改善であった。各商品に張り付けられた二次元バーコードを人手で一つずつ読み取り、確認しておりましたが、今回のシステム改善によりRFID対応ハンディターミナルを導入し、かざすだけで様々な商品を高速かつ一括で読み取りが行え、作業時間の大幅な短縮による改善を行いました。その結果、日々の商品管理業務、さらに年2回の棚卸作業の膨大な時間を短縮させることができ、必然的に人材の有効利用に繋がりました。

この結果、全作業行程の時間短縮と人的ミスの削減、請求・売上管理のシステム化による属人化の排除、さらにはデータの一元化による管理業務の効率化を実現できました。お客様からは投資対費用効果が目に見える形で実現でき、高い評価を頂きました。また、他の営業所、支店への導入にも拍車を掛ける状況に繋がり、更なるお客様満足度の向上に向け、進めて行く所存です。
当プロジェクトで得たRFID開発のノウハウを利活用し、他のお客様にも新たな業務改善提案をすることで当社の強みも増えることになりました。在庫管理の分野だけでなく、物流業務にも応用できることは明らかで、お客様のニーズに寄り添って事業展開を進めていく予定です。